Замена фискального накопителя в кассе онлайн: сроки, порядок, цены

Итак, Вы счастливый (или не очень) обладатель кассы-онлайн, она честно отработала какое-то время и пришла пора менять фискальный накопитель. Давайте рассмотрим, в каких случаях это вообще делается:

Фискальный накопитель сломался

Их не чинят, не ремонтируют, не отлаживают. Их меняют на новый. Сломанный фискальный накопитель отправляется на гарантийную замену производителю. Причем по всей цепочке поставщиков: продавец-дистрибьютор-производитель. То есть, смиритесь с тем, что это будет долго. Если вы находитесь на техподдержке ЦТО, то вам проще: ЦТО установит новый фискальный накопитель из своих запасов, а ваш будет ждать из гарантии (иногда месяцы). Так происходит с кассами онлайн в СПб у нас на договоре технического сопровождения.Если Вы самостоятельно решаете кассовые проблемы, то либо не работаете на кассе и ждете свой гарантийный фискальный накопитель, либо покупаете новый, а старый получаете и откладываете «на черный день», то есть до следующей замены. 

Фискальный накопитель заполнился

Первые фискальные накопители были не просто дефицитными. Они записывали от 140 тысяч до 170 тысяч чеков. Как выяснили на горьком опыте пользователи, для магазинов со средней и большой проходимостью, это очень мало. В итоге ФН может заполниться раньше, чем написано в паспорте. Он просто возьмет и перестанет работать. Тут никакой гарантии, в паспорте это отражено. Менять на новый.
К слову, сейчас ФН и на 15 и на 36 месяцев содержат память на 250 тысяч чеков. То есть ФН на 36 месяцев тоже не отработает свой срок в магазине со проходимостью более 700 чеков за день. 

Подошел срок его окончания

Сколько живет фискальный накопитель, можно узнать в паспорте. В общем, на рынке к моменту написания этой статьи, уже существует много вариантов фискальных накопителей, но как правило, они на 13, 15 или 36 месяцев. 
В начале же кассовой реформы были только дефицитные 13-месячные накопители, и они заканчиваются ровно через 13 месяцев после их активизации. Так что, если Вы покупали и регистрировали кассу 15 февраля, то до 15 марта нужно поменять ФН.

Если у вас подакцизные товары или работа в автономном режиме (без передачи данных в ОФД), то срок фискального накопителя будет отличаться от максимального. Так ФН на 15 месяцев, зарегистрированный с признаком подакцизного товара, проработает 410 дней из 470, а ФН на 36 месяцев, поставленный в автономный режим, 560 дней из 1110. 

Есть еще некоторые нюансы, при которых приходится менять фискальный накопитель: это если сменилось юридическое лицо, которое будет торговать на кассе. В таких случаях касса снимается с учета (архив старого ФН закрывается) и ставится на учет уже с новым фискальным накопителем. 

Также налоговый инспектор может снять кассу с учета в одностороннем порядке - если при прошлой замене фискального накопителя не было подано заявление в ФНС и прошло более 30 дней. Тогда придется снимать кассу с учета с закрытием архива ФН и ставить заново, с новым фискальным накопителем и новым регистрационным номером. 
В остальных случаях: смена юридического адреса, смена адреса установки кассового аппарата, смена оператора фискальных данных, смена системы налогообложения на кассе, установка галочки «подакцизные товары» и т.п. – замена фискального накопителя не требуется!

Как не забыть менять фискальный накопитель?

1. Об этом напоминает кассовый аппарат за 30 дней до его окончания
2. Если вы на техподдержке в ЦТО, они оповестят Вас также за 30 дней до замены и согласуют дату замены на новый.
3. У некоторых ОФД также есть «напоминалки» на почту или в личный кабинет.
4. Иногда Вам может поступить письмо из налоговой в ЛК ФНС или в ЭДО.

Поменять фискальный накопитель на кассе онлайн в СПб можно буквально за час. Для этого нужно привезти нам кассу и ЭЦП, а также предоставить доступ к Оператору фискальных данных или быть готовым сообщить нам о поступлении туда чеков закрытия и открытия архива ФН. 

Цена и порядок замены фискального накопителя

Цена зависит от выбора емкости фискального накопителя, а также от действий, которые входят в услугу. Вот перечень замены фискального накопителя "под ключ":

1. Убедиться, что тариф ОФД продлён - все чеки перед закрытием архива фискального накопителя должны быть выгружены,

2. Убедиться, что касса не снята в одностороннем порядке в кабинете ФНС - в группе риска те, у кого фискальный накопитель закончился больше 2х недель назад, те, кто не отчитался по прошлой замене ФН в налоговой инспекции, предприниматели, закрывшие ИП и открывшие его снова.

3. Закрыть архив ФН. Чек должен попасть в ОФД.

4.  Вставить новый фискальный накопитель. Активировать его с нужными опциями (автономный режим, подакциз, агентская схема и т.д).

5. Подать заявление в ФНС с помощью ЭЦП (рекомендуется) или подать  заявление на замену фискального накопителя в бумажном виде для районной налоговой инспекции.

6. Убедиться, что чеки уходят в ОФД.

После замены фискального накопителя нужно скачать с личного кабинета или получить у инспектора карточку регистрации с новыми данными по ФН. 

Цена замены фискального накопителя на кассе в СПб в нашем ЦТО - 9000 рублей с установкой ФН на 15 месяцев, 13000 рублей с установкой ФН на 36 месяцев. У клиентов, стоящих на договоре техподдержки, меняем накопитель прямо на торговой точке, при этом простой магазина составляет обычно не более 15 минут. Если договора техподдержки нет, привозите кассу и ЭЦП к нам в офис: замена займет чуть дольше времени.

Заказать услугу по замене фискального накопителя можно здесь.